Loading…

Tips om notuleren gemakkelijker te maken (deel 2)

office-620817_640 (1)

De vergadering is achter de rug, nu begint het uitwerken. Trek hiervoor twee keer de duur van de vergadering uit. Hoe maak je op een handige en efficiënte manier je notulen? Daar heb ik nog een aantal tips voor.

5. Werk je notulen zo snel mogelijk na de vergadering uit
Dan zit alles nog vers in je geheugen, vooral de details. En heel belangrijk, zoek hiervoor een rustige werkplek, want je moet geconcentreerd kunnen werken. Ik had bijvoorbeeld elke week een thuiswerk ochtend waarin ik mijn verslagen uitwerkte.

6. Maak van tevoren een opzet voor je notulen
Van tevoren maak ik in Word een opzet van de notulen, dan heb je de structuur alvast. En het geeft houvast tijdens het notuleren. In deze opzet staan in ieder geval:
• Onderwerp vergadering
• Datum vergadering
• De deelnemers aan de vergadering
• Agendapunten genummerd met onder elk agendapunt ruimte om te schrijven/typen
• Besluiten- en actiepuntenlijst (in de vorm van een tabel)

7. Heb ik het zo goed begrepen?
Wees niet bang om achteraf na te vragen hoe iets ook alweer zat. Of je goed hebt begrepen wat er is gezegd. Zo laat je zien dat je het notuleren serieus neemt en wordt jouw verslag een juiste weergave van de vergadering. Je kunt het verslag ook ter controle sturen naar bijvoorbeeld de voorzitter voordat je het naar alle deelnemers stuurt.

8. Maak je verslag niet te lang!
Voor alle teksten, dus ook voor notulen, geldt: maak je tekst niet te lang, want dan eindigen je notulen ongelezen in een bureaula. Vooral in deze tijd hebben mensen een korte spanningsboog. Er wordt veel vanaf een beeldscherm gelezen waardoor de lezer nóg sneller afhaakt. Zorg dat je notulen kort, bondig en prettig leesbaar zijn.

Ik ben benieuwd of je na het lezen van mijn tips met meer plezier notuleert. Laat mij dat via een reactie weten. Succes!

Meer lezen over notuleren:
http://www.notuleren.nl/ec/index.asp
http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/werkvormen/vergadering/notuleren

Geef een reactie