Loading…

Tips om notuleren gemakkelijker te maken (deel 1)

bloc-1300653_640

Tijdrovend, lastig, saai. Dit hoor ik klanten én collega’s vaak zeggen over notuleren. Tijdrovend is het zeker, de tijd van de vergadering ben je sowieso al kwijt, maar voor het uitwerken staat nog eens de dubbele tijd. Dus voor een vergadering van een uur, staat een uitwerktijd van 2 uur. Ik vind notuleren, als één van de weinigen, écht leuk. Je krijgt namelijk een inkijkje in het bedrijf of de afdeling. En ik houd van luisteren en observeren. Tijdens mijn loopbaan als secretaresse heb ik een hoop tips verzameld om het notuleren gemakkelijker te maken. Hierbij, in twee delen (over twee weken volgt deel 2), een aantal tips die voor mij werken en die ik graag met je wil delen.

1. Van tevoren afspreken: een uitgebreid/woordelijk verslag of een besluiten- en actiepuntenlijst
Het kan maar duidelijk zijn. Stel je voor, jij hebt een uitgebreid verslag gemaakt waaraan je heel veel tijd en energie hebt besteed. Maar de voorzitter had liever alleen een besluiten- en actiepuntenlijst gehad. Dit zorgt voor veel ergernis over en weer en dat wil je natuurlijk niet.

2. Een goede voorbereiding is het halve werk
Door je goed voor te bereiden, maak je het voor jezelf al een stuk makkelijker. Natuurlijk heb je van tevoren (globaal) de vergaderstukken gelezen. Dan weet je al wat de onderwerpen van de vergadering zijn. De agenda ken je en deze ligt tijdens het notuleren voor je. Je hebt een lijst met deelnemers, deze moeten ook in de notulen verwerkt worden. In deel 2 zal ik laten zien hoe je een opzet maakt voor de uitwerking.

3. Notuleren is luisteren en observeren
Tijdens een vergadering probeer je je in te leven in de onderwerpen, de deelnemers en wat er gezegd wordt. Luister en kijk goed naar wat er om je heen gebeurt, ook tussen de regels door. Dit kan je enorm helpen bij het uitwerken van de notulen.

4. Notuleren met pen en papier of met laptop/tablet?
Dat is heel persoonlijk. Zelf ben ik nog erg van de ouderwetse manier van uitwerken: met pen en papier. Ik noteer alles, ook discussies, en maak bij het uitwerken een keuze wat er in het verslag moet komen, namelijk de kernpunten. Maar er zijn ook andere manieren van uitwerken, zoals met de laptop of tablet. Hiervoor worden zelfs cursussen aangeboden. Zelf heb ik een paar keer genotuleerd met de laptop. Voor mij werkt dat niet. Het kostte mij bij het uitwerken veel meer tijd om een keuze te maken uit een enorme hoeveelheid informatie (je typt immers sneller dan dat je schrijft) en om er prettig leesbare zinnen van te maken. Maar nogmaals, dit is een persoonlijke keuze.

Over twee weken volgt deel 2 met nog meer praktische tips over het uitwerken. Laat alvast een reactie achter of je iets aan deze tips hebt.

Mocht je na het lezen van deze blog nog steeds opzien tegen het notuleren, je kunt het natuurlijk altijd uitbesteden. In het najaar kom ik met nieuws over abonnementen, onder andere voor notuleren. Houd mijn website in de gaten.

Geef een reactie